採用担当者必見!WEB面接(オンライン面接)の注意点とポイントとは?

新型コロナウイルス感染症が猛威を振るい、採用活動にもオンライン化の波がやってきています。採用活動のフローを練り直し、WEB面接を導入しようと考えている、使用し始めている採用担当者の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。この記事では、WEB面接のメリット・デメリットをおさえた上で、実施する際に大切なポイントを解説していきます。

1.WEB面接のメリット

①採用活動の幅が広がる

WEB面接は、応募者と面接官が同じ場所に集まる必要がありません。ですので、特に遠方に住む人材にとって大きなネックである、交通費や移動時間といったコストを減らすことができます。実際に会社や貸し会議室まで赴かなくても選考に参加できるので、遠方の応募者とも積極的に接点をもつことができます。

また、身体的に移動が負担となる高齢者や、障がい者の方に対しても、対面の面接より負担を軽減して面接を受けてもらうことが可能です。

結果として、WEB面接を実施することにより、企業が求める人材と出会う確率が高くなります。幅広い人材の雇用につながるので、人材不足を解決することができます。

②回数を増やせる

対面型の面接を行う際には、使用する会場の確保をしなければならず、それゆえに一度に実施できる面接の数はそれほど多くありません。また、面接が開催される会場に双方が赴く必要がありますので、面接の回数を増やす度、交通費や移動時間のコストがかさみます。

一方、WEB面接は、自宅など、好きな場所で面接を行うことができるため、会議室確保といった問題が生じません。また、移動コストもかからないため、今まで移動時間だったものも面接の時間に充てることができます。そのおかげで、一人に対して行う面接の回数を増やしやすくなるので、より面接の精度を高め、ミスマッチを減らすことができます。

③採用担当者同士の研究材料になる

WEB面接ツールの中には、画面録画ができるものが多くあります。面接の様子を録画して、後ほど採用担当者同士で共有することで、経験の浅い面接担当者が研究するための材料に活用できます。また、面接官ごとの判断基準のズレを精査し、全員が同じ基準で選考することに役立ちます。

対面型の面接でもカメラやレコーダーで記録を残すことはできますが、そのような機器が目の前にあると応募者の緊張を助長させ、かえって応募者の「人となり」を引き出せなくなる可能性がありますので、やめておくべきだといえます。

2.WEB面接のデメリット(注意点)

①見極めが難しい

面接をしている中で、応募者の「熱意」「やる気」のようなものを感じ取り、それが最終的な合否を分けることは多くあるでしょう。それには、「表情」、「しぐさ」、「声の大きさ・抑揚」など、話していることがら以外の情報(=非言語情報)が大きく影響しています。

WEBを通して聞こえる声や、見える表情・動きからは、実際に会って話すときと比べると感情が読み取りにくいため、WEB面接に慣れていないと、採用するかどうかの見極めが難しくなります。

非言語情報を少しでも多く得るため、アイスブレイクの時間をしっかりとって、応募者の緊張をほぐすことを意識しましょう。

また、「大学生活(前職)で頑張ったこと」や「今後のキャリアプラン」といった、典型的な質問だけでなく、中学・高校時代の深堀など、様々な角度からの質問によって、応募者の素の思考が引き出され、判断がしやすくなります。

②回線の環境に左右される

WEB面接では、どちらかの回線環境によって、ラグが生じて十分にコミュニケーションが取れなかったり、面接の途中で切断されてしまったりといったトラブルが起こる可能性があります。

そうなってしまうと、面接の時間が予定より長くなる、もう一度面接の日程を決めなおすといった対応をしなければなりません。そういったトラブルを減らすため、前もって環境整備を行うことが大切です。

③社内の様子が伝わりにくい

会社に来てもらって対面型の面接を行う際には、出勤するときの周りの環境や移動時間、社内の雰囲気などを感じることができ、具体的なイメージをつかみやすくなるので、実感として企業の情報をより多く与えることができます。

会社に行くことなく行えるWEB面接では、そのままでは応募者に提供できる情報量が減ってしまいます。まずは企業説明会で、動画や写真によって社内の様子を伝え、それでも不足していると感じられた部分や、応募者が疑問に感じていることに関してはWEB面接中に補うかたちをとることで、応募者の不安や疑問を解消し、志望度を高めることができます。

さらに、WEB面談で複数の社員と話す機会を設けることで、社員の空気感なども感じてもらいやすくなります。

3.WEB面接のポイント

①応募者が利用しやすいツールを使う

WEB面接を実施するためのツールとしては、自分用のパソコンを所有していない人に配慮して、スマートフォンやタブレットからでも、パソコンからでも利用できるものを使用することが必須です。

加えて、応募者がアカウント作成をしなくても利用できるツールのほうが、応募者の負担を減らせるという点で望ましいです。

②面接官がオンラインツールに慣れておく

WEB面接に使用するツールや、パソコンそのものを面接官が使いこなせていないと、不具合を直すことに追われるうちに面接の時間が短くなってしまいます。実際に面接を行う前に、採用担当者全員がツールを使いこなせるようになっておきましょう。

先ほども触れたように、WEB面接中に回線のトラブルで通話が切れてしまうなどのアクシデントが発生する可能性もあります。そんなときの対処方法についても、あらかじめしっかりと担当者間で共有し、焦らず対応できるようにしておきます。

③事前準備の連絡を丁寧に

WEB面接に利用できるツールは数多くあり、応募者側はそういったツールに慣れていないかもしれません。メールなどで、使用するツールについての事前準備や、当日の操作方法について細かく連絡しておけば、応募者が操作に戸惑って定刻に面接が始められないといったトラブルを防ぐことができます。

④環境を整える

どのような場所からでも行うことができるのがメリットであるWEB面接ですが、カフェなど、不特定多数の人がいるような場所はプライバシー面からNGなのは自明です。

また、騒がしい場所で行うとマイクが雑音を拾ってしまい、十分にコミュニケーションが取れなくなってしまいます。自宅や大学内のラーニングコモンズなど、人気(ひとけ)がなく、 静かな場所で行うようにしましょう。

また、スピーカーで相手の音声を聞いていると、スピーカーから出た相手の音声を自分のマイクが拾ってしまいハウリングが起きてしまいます。相手にストレスなく会話してもらうため、マイク付きイヤホンを装着して行いましょう。

また、背景にいろいろなものが映り込んでいると、相手の意識がそちらへ向いてしまって集中を削いでしまうおそれがあるので、なるべくシンプルな背景になるよう工夫します。

⑤話し方・リアクションに気を配る

先ほども触れた通り、WEB面接は、対面型面接と比べると非言語情報が伝わりにくいため、「相手側に聞く姿勢を示そう」という意識を持つのが効果的です。

具体的には、大きく、ゆっくりと相槌をうつことや、やわらかい表情を意識します。

また、画面に映る応募者を見て話を聞いているとき、自分自身の目線はカメラよりも下にありますので、定期的にカメラのレンズを見て会話することで、目を合わせて話を聞いているような印象を与えられます。

回線のラグによって、対面の面接と比べると会話のテンポがずれてしまうので、食い気味に聞こえないよう、相手が話し終わってから気持ち一拍置いてから話し始めます。また、対面のときよりも一度に話す文章量を短めに返すと、回線が一時的に不安定になったときも相手側が理解しやすくなります。

さらに、これは対面型面接でも同じことですが、話すスピードは早口すぎず、ゆっくりすぎず、相手と合わせるように意識をすると、心地よく会話をすすめられます。

4.まとめ

未曽有の事態の中、慣れない形式での選考に戸惑うことも多くあるかと存じますが、こんな状況だからこそ、精度の高い採用活動を行うことが非常に重要です。WEB面接の長所短所を理解し、ばっちり使いこなして、より充実した活動を行っていきましょう。

(アイキャッチ画像:RRiceさんによる写真ACからの写真)