オンライン入社式を成功させるための準備と気を付けることとは?企業事例も紹介

新型コロナウイルスの感染者数は日に日に増加しており、不安な状況が続いています。新入社員を迎え入れる行事である入社式に関して、対面形式での開催か、オンライン形式での開催かを悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。情勢的に、オンライン形式を検討しておくに越したことはありません。ここではコロナ禍でのオンライン入社式について企業の事例を取り入れつつ紹介してきます。

コロナ禍での入社式、開催形式はどうする?

株式会社学情が2020年9月2日に調査した「2021年卒採用「内定式」「入社式・新入社員研修」に関する企業調査」によると、入社式・新入社員研修の開催形式について、「未定」とした企業が48.5%と一番多く、次いで多かったのは「規模を縮小して、リアルで実施」で18.3%となっています。9月の調査時点では、コロナ禍で開催形式を悩んでいる段階の企業が約半数となっています。

オンライン入社式のメリット

感染リスクを回避することができる

オンライン入社式を行うことで、新型コロナウイルス感染症などに感染するリスクを避けることができます。対面形式での開催の場合、一つの会場に密集してしまうということだけでなく、会場へ訪れるまでの移動経路においても各自が多数の人間と接触してしまいます。参加者が自宅からオンラインで参加することによって、参加者が感染リスクを不安に思う気持ちも軽減されますし、開催者側にとってもより安全であるといえます。

参加者それぞれの表情が見られる

オンライン形式での入社式は、式を執り行う社員らも、迎え入れられる新入社員らも同じ画面に顔を映すことができますので、各々の表情やリアクションが分かりやすいです。対面形式では話をしている方のみに視線が集中するものなので、話していない社員や新入社員同士に目を向けることはありません。オンライン形式だからこそ、参加しているそれぞれの反応を見ながら式を行えるという新鮮さがあります。

参加者がリラックスして臨むことができる

各々が自宅などから参加するオンライン入社式は、参加者である新入社員の方々も比較的リラックスして臨むことができます。企業によって入社式の色は違うと思いますが、あまりかしこまりすぎず、新入社員らの素の姿が見えやすい空気感をつくりやすいです。

オンライン入社式のデメリット

ネット環境の整備が必要

オンライン入社式を開催するためには、ネット環境を整備しておくことが不可欠です。日ごろからリモートワークを行っているなど、オンラインツールを使用することに慣れている方がスムーズに実施することができます。リモートワークの体制が整っていない場合は、今後も新型コロナの影響が大きく出ることを考え、併せて整備していくのもいいのではないでしょうか。

回線トラブルなどのリスクがある

オンライン入社式を実施する中で、各々のネット環境による回線トラブルが生じ、参加者が円滑に参加できないというリスクがあります。前もってネットや機材環境を確認し、整備しておくことが必要不可欠となってきます。

物品を手渡しできない

入社式で辞令や入社祝いの物品を手渡すといったことを毎年行っているような企業では、それを再現することができません。品物を前もって郵送しておくか、時間差などで密にならぬように事前に新入社員に出社してもらって渡しておくなどの工夫が必要です。手渡しすることで感じられるあたたかみや気持ちの伝わりやすさについては、オンラインでも行える別の方法で補っていくこととなります。

オンライン入社式の配信方法

オンライン入社式を実施する方法として、「リアルタイムで実施する」、「オンデマンド配信する」、「少人数に会場を分散して実施する」の3つ方法が挙げられます。

リアルタイム形式は、ZoomやYouTube Liveなどのビデオ会議ツールを用いて行う方法です。それぞれが自宅などから参加するため、感染リスクが発生せず、非対面ながらも双方向でのコミュニケーションが可能です。

オンデマンド形式は、YouTube や自社サイトなどに動画をアップして、期間内に各々で視聴してもらう方法です。一方的なコミュニケーションとなってしまいますが、新入社員が多く、リアルタイムでの実施は難しいと判断する場合に有効です。

少人数分散形式は、複数の会場に参加者を分散させて集め、各会場を中継でつないで行う方法です。参加者各自のネット環境を確認する手間がなく、企業側での接続テストを念入りに行えばトラブルが起きるリスクが少なくなります。大規模な会社でも、感染リスクを減らしつつ入社式を実施することができます。

オンライン入社式開催におけるポイント

参加者の環境確認・整備

オンラインでの開催を決定したら、参加者のネット環境について念入りなヒアリングを行い、整備を行うことが大切です。入社後も新型コロナの影響は続いていくと考えられますし、リモートワークになっても問題なく作業ができるような体制を整えておくとよいでしょう。社用のパソコンを支給する際には、手元に届いたらすぐに作業ができるようにセットアップしておきます。

運営側が使用ツールに慣れておく

オンライン入社式を行う上で、運営を行う人たちが使用ツールのことをよく知って、使い慣れておくことで、当日に参加者側で起きたトラブルなどのサポートもスムーズに行うことができ、円滑な運営をすることができます。日ごろからリモートワークに慣れておくなど、社内全体がオンラインツールに抵抗なく触れることが望ましいです。

通信テスト・リハーサルを念入りに行う

オンライン形式での入社式開催は、対面形式とは違って、回線トラブルが起きてしまったり、参加者が使用ツールの使用方法が分からない等で困惑してしまったりする可能性があります。使用機材の通信テストやリハーサルはより念入りにおこなって、万全の態勢で臨むことが大切です。

トラブル時の対応を決めておく

準備を万全にしていても、回線トラブルや、参加者側でのトラブルは起こりえます。そんな中でどのように対処していくのかということをあらかじめ決め、シミュレーションしておくことが大切です。万が一回線トラブルでうまくつながらなかった場合も、連絡が取れるように電話番号を控えておくなどして、コミュニケーションが取れる体制を作っておきましょう。

オンライン入社式の企業事例

株式会社Legaseed

オンライン、リアルタイム形式での入社式。

新入社員を題材にしたクイズ大会の開催や、新入社員の親御さんからの手紙をサプライズで読み上げるといった内容となっています。

参考記事:https://www.legaseed.co.jp/column/p1812/

株式会社アイトリガー(旧:株式会社ネットフロンティア)

オンライン、リアルタイム形式での入社式。

Comment Screenを用いて画面上に匿名でコメントが流せる仕様にすることで、式の最中も一方的でないコミュニケーションを実現しています。また、カメラに向かって社長が辞令を差し出すことで、手渡しているかのように見せるなどの工夫がされています。

参考記事:https://www.wantedly.com/companies/aitrigger/post_articles/226941

株式会社アキュラホーム

少人数分散形式の入社式。
ロボットから辞令を手渡すことで、非接触の辞令交付を実現しています。また、新入社員の家族や従業員も式の様子が見られるよう、YouTubeLiveでの配信も行われました。

参考記事:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000135.000008413.html

また、株式会社アキュラホームは、第5回ホワイト企業アワード コロナ対策部門を受賞しています。
▼第5回ホワイト企業アワード コロナ対策部門
https://jws-japan.or.jp/news/award-corona-category/

まとめ

入社式は、参加する側の新入社員にとって非常に大切で、今後のモチベーションを左右しかねないイベントです。感染症対策に気を付けながらも、新入社員を迎え入れるために準備にとりかかりましょう。

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