社員の相互理解を深め柔軟に働けるよう、新たなコミュニケーション施策や勤務体制を展開

    総合オフィスソフト「WPS Office」を提供するキングソフト株式会社は、「認め合い、高め合い、輝く未来へ」をスローガンに掲げ、社員の多様性を大切に、お互いを認め合い、誰もがいきいきと働くことができる環境を整えるべく、柔軟に働ける様々な制度や取り組みを導入してきました。2020年10月にホワイト企業認定 プラチナを取得。認定審査結果から、サイトで取り組み方針を発信したり、社内アンケート内容を改善したり、研修内容の見直しを行っています。
    従業員満足度向上に繋げるための様々な取り組みについて、管理本部の能岡様・岩崎様にお話をお伺いしました。

    社員の相互理解を深める取り組みを実施し、ダイバーシティ&インクルージョンを推進

    自社の特徴的な取り組み・制度の概要を教えてください

    弊社は、国籍の違う様々なバックグラウンドを持つ社員が働いています。また、ライフスタイルやキャリア、働き方への考えもそれぞれ違い、多様化しています。そこで、「認め合い、高め合い、輝く未来へ」をスローガンに掲げ、積極的にダイバーシティ&インクルージョン推進の取り組みを行っています。おやつ会や様々な懇親会など、相互理解を深めるための交流機会を設けたり、会社全体にダイバーシティ推進の風土を根付かせるため、職場の風土作りに必要不可欠な多様性理解や、女性活躍を推進するための研修を実施しています。
    さらに、従業員意識調査において、ダイバーシティの浸透度を定期的に確認するようにしています。
    また柔軟に働ける制度による環境整備の一環として、2015年よりコアタイムのあったフレックス制度から自由な時間帯で業務ができるフルフレックス制度へ変更致しました。現在フルフレックス制度の使用は個人の裁量に委ねられているため、やるべき事をしっかりやっていれば、年次や役職関係なく自由に使用できます。使用率は100%です。
    また、コロナ禍以前は、育児・介護時短勤務者を対象に在宅勤務を導入しましたが、現在はコロナ感染拡大防止のため、全社員を在宅勤務の対象として利用しています。
    2016年より残業時間の抑制にも取り組んでおり、残業や休日労働の事前申請の徹底やフルフレックス制度を活用することで、不要な残業の発生を抑え、メリハリのある働き方を実現しています。また、隠れ残業がないよう月1度巡視も行っております。

    フルフレックスや在宅勤務など、柔軟に働ける制度を導入したことで社内の変化はありましたか?

    以前は労働時間で社員を管理していましたが、フルフレックス制度導入後は、労働時間のコントロールを各自の選択に委ね、成果を評価する形へとシフトしました。取り組む業務に対しての責任感が増し、生産性が向上しました。
    また、育児や介護の両立をする社員にとっては、ワークライフバランスがとりやすいと好評で、活躍しやすい環境であると感じています。さらに、自分自身で業務時間をコントロールするようになり、有給休暇の取得もしやすくなったとの声があります。

    フルフレックス制度導入時に苦労されたエピソードがあれば教えてください

    フルフレックス制度は自己管理能力が求められるため、その意識づけを行うことに苦労しました。現在も不定期でフルフレックス制度の導入意図や留意点などをアナウンスしています。また、日報等でその日の勤怠や成果物、業務の進捗といった情報共有の徹底を通じて、上長が社員の自己管理能力をサポートしています。

    リモートワークやフルフレックス制度導入に伴い、工夫しているコミュニケーション施策があればご教示いただけますか?

    現在2週間に1度、心身に変化がないかアンケートを実施し、小さなことでも相談しやすい環境を作るよう努めています。例えば、「満員電車での通勤が不安です」という声には、個別で面談を実施し、その方が働きやすい環境を検討しました。「気軽にコミュニケーションがとりづらい」という声を解消するために、一部の部門では上長がオンラインを常時接続し、いつでも話せる環境を作っています。

    また、週に1回、部署を超えたコミュニケーションを図るべく「オンラインおやつ回」を実施しています。以前は月に2回の「オンラインランチ会」を実施していたのですが、フルフレックス制度でランチタイムを合わせる事が難しい場合もあるので、30分程度の「おやつ会」に変更し、参加しやすい施策に変更致しました。「業務上他部署とコミュニケーションを取る機会が少ないため、こういった会は毎回参加したい」という参加者の声もあり、今後も引き続き継続していきたいと思っています。

    オンラインおやつ会の様子

    ホワイト企業の認定取得を目指したきっかけや目的 を教えてください。

    弊社の制度を対外的に評価してもらうことにより、より働きやすい環境づくりのきっかけとなればと思い取得を目指しました。

    ホワイト企業認定取得後に、社内外から得られた効果はありましたか?

    社内においては、ホワイト企業認定取得により制度の取り組みに対し、社員からの理解を得られやすくなりました。
    社外においては、求職者へのPRに繋がっています。

    在宅勤務のための環境整備を実施し在宅勤務による運動不足の解消を促進

    コロナ禍で新設した制度や取り組みがあれば、教えてください

    在宅勤務のための環境整備を実施しました。具体的には、在宅勤務用のWi-Fi、モニター、ヘッドマイク等の機器貸し出し、水道光熱費の上昇を考慮し「在宅手当」の支給、定期的なストレスチェック、フィットネスアプリを活用して在宅勤務による運動不足の解消を促進しています。
    また、出社した場合の感染拡大防止のために、ソーシャルディスタンスを確保できるようレイアウトを変更したり、テーブルには透明地シートを設置し飛沫感染防止に努めています。

    ソーシャルディスタンスを確保したオフィスや感染対策用のごみ箱を設置

    今後注力していく取り組みがあれば教えてください

    今後は、健康経営に関する取り組みに注力する予定です。自社製品であるフィットネスアプリFYSTAを用いて運動習慣の定着化を図り、健康促進に関する情報の発信や健康意識に関するアンケートを実施します。また実施が義務化されているストレスチェックとは別に、定期的に自社独自でストレスチェックを行い社員が心身に関する声を上げやすいように体制を整え、メンタルヘルス強化を行っていきたいと思っています。

    最後にホワイト化を目指す企業様へ一言お願いします。

    ただ何となく制度導入を頑張っている、という事ではなく、ホワイト企業認定の審査や取得を通じて、弊社の人事制度はどの分野がきちんと出来ているのか、反対にどの分野に課題があるのか明確になった点がとても良かったです。