年5日有給休暇義務化とは?労務管理者がすべきこと、取得推進のポイントを紹介

2019年4月1日に施行された法律により、すべての企業を対象として、従業員の年5日有給休暇取得が義務化されました。施行後も年5日のカウント方法や違反した場合何があるのか等、詳細をよくわかっていない方もいるかと存じます。年5日有給休暇義務化に伴って、労務管理者がやらなくてはならないことや、スムーズに推進するためのポイントをまとめていきます。

有給休暇取得の義務化とは?

年5日の年次有給休暇の取得義務は、2019年4月1日に施行された労働基準法第39条7項によって定められています。会社規模に関わらずすべての企業を対象にして、年に5日は従業員が有給休暇を取得することを義務付けています。

これに違反すると、事業者は、該当する従業員1人につき30万円以下の罰金を支払わなければなりません。もし、該当する従業員が10人いれば300万円以下、100人いれば3000万円以下となりますので、注意が必要です。

実際に刑が執行されるかは各々の自治体の判断となりますが、従業員の有給休暇の取得状況について事業者がきちんと把握しておく必要がありますし、年5日の取得に至っていない従業員に対して取得を呼びかけなければいけないという点が、働き方改革関連法の施行がされる前との大きな違いです。

「年5日」のカウント方法

まず、入社後6か月が経過し、全労働日の8割以上出勤している労働者には、労働基準法によって10日間の有給休暇が付与されます。4月1日入社であれば、その6か月後である10月1日に有給休暇が発生することとなります。

義務化における「年5日」のカウント方法については、有給休暇が10日間付与された日(基準日)から1年以内に5日間取得しているかを数えます。

入社した4月1日から半年後の10月1日に10日間の有給休暇が付与された場合は、10月1日から翌年の9月30日までの間に5日間取得している必要があります。

また、4月1日に入社すると同時に、有給休暇が前倒しで10日間付与されるような企業の場合は、翌年の3月31日までに5日間の取得をしていなければなりません。

4月1日に5日間、3か月後の7月1日に5日間の有給休暇が付与されるといった場合は、付与日数が10日間に達した7月1日から翌年の6月30日までの間で、5日間取得している必要があります。

付与日数が10日間に達する前に取得した有給休暇については、取得した日数分を5日間から控除して考えます。

図の引用:働き方改革関連法解説

対象になる労働者

正社員、契約社員といったフルタイム労働者だけでなく、パートタイムの労働者にも有給休暇が付与されます。年5日の取得義務対象となるのは、年間に付与される有給休暇が10日間を満たす従業員なので、これを満たさない従業員は対象となりません。

有給休暇取得義務対象となる具体的な要件としては、
・週4日勤務かつ入社後3年6か月継続して勤務しており、直近1年間の出勤率が8割以上であること
・週3日勤務の場合は、入社後5年6か月継続勤務しており、直近1年間の出勤率が8割以上であること
1週間当たりの所定労働日数が4日の場合は年間169日~216日、3日の場合は、121日~168日相当。勤務日数が週によって異なる場合は年間の労働日数から有給休暇取得義務の対象となるかを判断しましょう。

図の引用:働き方改革関連法解説

労務管理者がすべきこと

年次有給休暇管理簿を作成する

使用者は、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、労働者ごとの有給休暇取得日や取得日数を把握・管理しなければいけません。作成した年次有給休暇管理簿は、3年間の保存が義務付けられています。時季や取得日数、有給休暇付与の基準日を明らかにしておく必要があります。

未消化社員への呼びかけ、未消化社員への上司への報告

年5日の有給休暇を取得していない従業員に対して、事業者は呼びかけをし、取得してもらわなければいけません。また、取得日数が5日間を満たしていない従業員がいる場合、それを上司に報告することも、労務管理者がすべきことのひとつです。

時季指定

時季指定とは、使用者側が時季を指定して、労働者に有給休暇を所得させることをいいます。使用者は、有給休暇を年5日取得していない従業員に対して、時季指定をしなくてはなりません。どのタイミングで時季指定を行うのかについては様々な方法があります。有給休暇を10日以上付与した基準日から半年など、一定の期間が過ぎた時点で有給休暇取得日数が足りていない労働者に対して行うこともできますし、付与の時点で有給取得についての計画表を作成し、時季指定することもできます。時季ついては使用者が勝手に決定してよいのではなく、労働者の意見を聞き、なるべく希望に沿った時期に有給休暇を取得させなければなりません。
また、すでに年間で5日間の有給休暇を取得している労働者に対しては、時季指定を行うことができません。

就業規則の変更

時季指定や計画年休制度など、新たな制度を導入する場合は、就業規則を変更し、明記する必要があります。適用される労働者の範囲や、取得日の指定方法なども明記します。労働者の過半数により組織された労働組合か代表者とのあいだで締結する協定である、労使協定の締結も必要となります。

取得を促進するための取り組みポイント

有給休暇取得計画表を作成する

時季指定に合わせて労働者ごとに有給休暇取得計画表を作成し、大まかな取得の予定を組んでおくことで、どの労働者がいつ休むのかの把握と調整がしやすくなります。労働者側からしても、有給休暇取得したい日を申告しやすくなります。

1日単位だけでなく半日や時間単位で取得できる仕組みや申請の簡略化

有給休暇の取得単位を、1日単位だけでなく、半日単位や時間単位で取得できる仕組みにしたり、申請のためのステップを簡略化したりすることによって、取得のハードルを下げることができます。取得しやすい空気感をつくるという点で、導入することによるメリットがあります。ただし、半日単位での有給休暇取得は「年5日」のカウントに含まれますが、時間単位での有給休暇取得は含めることができないので注意が必要です。

取得しやすい体制づくりをする

年5日の有給休暇取得が義務付けられた背景には、他の先進国に比べて有給休暇取得率が低い現状があり、とりやすい空気の醸成が行われることが期待されています。普段から取得しやすい環境づくりができていれば、多くの従業員が自然と取得をするようになり、労務管理者が呼びかけを行うといった業務のウェイトが軽くなります。

具体的に、有給休暇が取得しやすい環境を作っていくためには、チームで業務にあたることが重要です。個人が切り分けられた業務内容を担っていて、他のメンバーが行っている業務についての共有がなされていないような状態だと、誰かひとりが欠けることで業務に影響がでてしまうという意識がはたらき、有給休暇取得しづらい空気ができあがってしまいます。

定期的にミーティングなどで各々の業務内容や進捗を共有し、業務を個人で担当するのではなく、チームで担当する仕組みにしておきましょう。業務内容のマニュアル作成を行うなどして、誰かが欠けていても業務が滞りなくすすめられる状態をつくることが大切です。

まとめ

年5日有給休暇取得義務化は、労働者がより働きやすい環境をつくることを目的としたものです。労務管理者はきちんと労働者の有給休暇取得状況を把握しなければなりませんが、労務管理者だけでなく、会社全体で、労働者がより長く働きやすい空気醸成をおこなっていきましょう。

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