アフターコロナ時代における、チャットやWEB会議でのコミュニケーションの注意点とは?

緊急事態宣言以降に浸透したリモートワークやチャット、ビデオ会議は、アフターコロナ時代に突入すると習慣化され、世の中のスタンダードな働き方、ツールとなっていきます。
チャットやWEB・ビデオ会議など、リモートワークでのコミュニケーションを円滑にするための注意点・ポイントを解説します。

1.チャットでのコミュニケーション


・テキストから配慮を伝える工夫を

対面では、相手の表情や身振り手振りなどで心理的な状況を推し量ることで円滑なコミュニケーションが成立します。しかし、チャット内では言葉だけが発信されるので無機質なコミュニケーションに成りかねません。そのため、言葉尻に絵文字や「!、?」をつけることで、感情を表現する工夫が大切なのです。
また、「恐れ入りますが」「言葉が足りず申し訳ございませんが」などのクッション言葉の活用で相手の気持ちを和らげる配慮も大切です。

・チャットで長文は送らない

チャットでの文章は一度読んで内容を理解できる量がベストです。
常に相手の表情をみながら言葉を選ぶことのできる対面での会話と違い、長文は受け手にとって過剰な表現になっている可能性があります。
どうしても長文になった場合には、続点(、)で改行するなど1行が40文字以内収まるようにして、2行以内に句点(。)で文章を終えるようにしましょう。読み間違いや誤解を減らすことができます。

・喜び・感謝などポジティブな反応は全力で、叱責や指導は対面で伝える

チャットは文字に残り、多くの目に触れるコミュニケーション。だからこそ、職場のように、チャット内の雰囲気作りもチームで心がけましょう。
ポジティブな発信に対して、言葉やスタンプで喜びを伝え、「ありがとう」「助かったよ」「大変だったね」などの感謝や労いの言葉を伝えあう工夫も必要です。
一方、叱責や指導は相手が意図を理解し納得できているか、反応を確認しながら伝える事が効果的であることから、チャットではなく対面で行いましょう。

1.チャットでのコミュニケーション

2.WEB会議でのコミュニケーション


・会議開始前の事前準備

ミーティングを円滑に進める基本ではありますが、事前準備は大切です。議題を事前に決定し、資料は共有しましょう。WEB会議に限りませんが、発言しないで終わってしまう参加者もいます。できれば、事前に会議の目的、参加者の役割を明確にし、参加意識を高めましょう。
また、会議参加者は開始5分前には、アプリ・サービスの接続確認を行い、事前に共有されている資料があれば、ダウンロードをして閲覧できる状態にしておきましょう。

・カメラはできるだけオンにする

カメラがあることで、相手の表情や頷きなど、意思表示が確認できます。
在宅勤務や外出先からの参加でどうしてもカメラをオフにしたい場合には、事前に共有しておくか、最初だけオンにし、一声かけてからカメラをオフにしましょう。

・発言者以外はマイクをオフにする

参加する環境にもよりますが、周りの音を拾い雑音が多くなると聞き取りにくく、会議の邪魔になる場合があります。発言者以外はマイクをオフにしましょう。
また、発言者であっても、くしゃみや咳払い、水分補給のタイミングにもエチケットとして、マイクをオフにしましょう。

・発言者や質問者・意思表示を明確に、相槌やアクションは大きく

WEB会議の場合、「目が合う」ことがないので、誰に話しているのかわからなくなることが多く発生します。また、相手の細かい表情を確認できず、相手の話が理解できなくても、手が話し続けていると割り込んで確認がとりづらい場面があります。
話す際には、「○○です。~についてですが」など名乗ってから話しをし、「○○さんへ質問ですが」と、誰に話しているのかを明確にしましょう。また、話し終わる際には「以上です」など、WEB会議では対面の会議より相手の表情が読みづらいため、無音の状態は発言者に不安を与えます。いつもより相槌や首振りなど、リアクションを大げさにすることで、発言者に状況が伝わりやすくなります。

・会議終了後の共有

WEB会議では、声が聞き取りづらく、会話の内容に認識違いが生じる場合も少なくありません。会議を終える際には、「決定事項」「納期を含んだアクションアイテム」「アクションごとの担当者」の3点を明確にするために、全員で会議の振り返りと共有を行いましょう。
また、議事録を書く担当者も決め、会議後に参加者へ共有するようにしましょう。

まとめ

アフターコロナ時代には、メール文化からチャットでのコミュニケーションへ移行し、今後は短い言葉で、かつ効率的に伝えるスキルが求められます。また、対面が当たり前の時代から、遠隔地にいながらオンラインでコミュニケーションが取れることが当たり前になります。働き方の変化に伴う新たなコミュニケーションツールにも、様々な工夫で柔軟に対応しましょう。