リモートワークで従業員をどのようにマネジメントする?

新型コロナ感染症対策でリモートワークに切り替えている企業が増えてくる中、ウィズコロナ、アフターコロナ時代においても徐々にリモートでの働き方は定着します。この新しい働き方の定着に伴い、新たな課題やコミュニケーションの取り方、マネジメントの方法も環境の変化に合わせて変えていかなくてはなりません。
しかし、マネジメントする立場からすると「従業員が職場にいないと管理できない」「自宅でサボっているのでは?」「従業員の健康やメンタル面は?」など心配要素は尽きません。
ここでは、リモートワークにおける従業員のマネジメント方法についてご紹介します!

リモートワークする従業員への指示の出し方

会社からしたらリモートワークは管理しづらいという点がありますが、従業員にとっても指示や判断を仰ぎづらい、また、指示を受けた際にも、現在進めている業務と新たな依頼業務の優先順位がわからない、といった課題があります。指示を受けるリモートワーク中の従業員の状況をふまえ、指示の出し方や仕事の納期設定を予め決めておくようにしましょう。

成果を重視するために、目標やKPIは明確にする

リモートワークでは、離れていても評価がしやすいよう、成果を重視する必要があります。そのためには、目標設定やKPIは明確にしましょう。また、成果までのプロセスを評価するためには、相手に期待するコミュニケーションの取り方や仕事の仕方なども共通認識を持つことも大切です。
期待と方針を明確にすることは、リモートワークに限らず、社内を健全な状態に保つための重要な要素です。

「依頼概要」「目的」「進め方」「期限」を明確に示す

チャットでのコミュニケーションで業務依頼があった場合、なかなかニュアンスが伝わらなかったり、受けた側も何度も確認すると遠慮し、結果依頼と異なる成果となりムダな時間となりかねません。「依頼概要」「目的」「進め方」「期限」を明確に示すようにしましょう。

曖昧な表現は使わない

日本語によくある「含み」の言葉。「とりあえず」「少し」「ちょっと」「もっと」の幅は表現が広く注意が必要です。テレワークにおいては誤解の元となるため、曖昧な表現での指示だしはせず、「1日〇件増やして」など、はっきり数字で表しましょう。

定期的な1 on 1を実施する

リモートワークになると雑談ベースのコミュニケーションや、情報共有の機会が発生しづらくなるので、話をする機会を積極的に作る必要があります。リモートワークを成功させる企業では1日に1回、管理者が従業員との対話の時間を設けています。最低でも週に1回、30分でもいいので、こまめな1on1を実施しましょう。

1 on 1は時間進捗管理ではなく、部下のための時間

1 on 1の時間は進捗や管理をする時間ではなく、『従業員の話を聞く時間』とし、従業員自身の不安や疑問に耳を傾けるようにしましょう。また、答えを出すのではなく、答えを出す手助けをする事も重要です。

リモートワークが順調か確認する

リモートワークを開始したメンバーが明らかに苦戦しているにも関わらず、ストレスや不安を口にしない場合は困ったことはないか尋ねましょう。どのように質問したらよいかわからなければ、以下の質問を投げかけてみる事をオススメします。
「何か不安に感じていることはないですか?」
「リモートワークで自身にとってメリットはありますか?」
「リモートワークで上司やチームからどんなサポートがあれば役に立ちそうですか?」

 

新たなコミュニケーション手法を取り入れる

働き方の変化に伴い、コミュニケーション手法も変えていかなくてはなりません。特にリモートワークでは通常業務と違い、一人で働き続けることに孤独を感じる人もいます。従業員のわずかな変化を読む取るための仕組みを作りましょう。

新人にはメンター制度を導入

新入社員や入社歴の浅い新人には、直属の上司以外で相談できる相手を作っておく必要があります。困ったことが発生した時に上司や先輩に気軽に相談できるよう、テレビ会議をつなぎっぱなしに、会話の必要がないときは、音声をミュートに、相談をしたいときだけ音声をオンにして、いつでも話しかけられる状態にすることもオススメです。

チャットや朝会・会議直後に雑談タイムを設ける

オフィスにいた時のような意図的なコミュニケーション時間を設けることも大切です。あえてそのような場と時間を設け、雑談する時間をつくり、チームのコミュニケーションを大切にしましょう。また、小さな成功を祝ったり、楽しい時間を共有することもチーム連携においてはモチベーションアップに繋がる大切な要素です。ZOOM飲み会の開催も距離関係なく、雑談を盛り上げることができます。

 

まとめ

リモートワークを実施する従業員に対するマネジメントは、指示の出し方やこまめなコミュニケーションを工夫すれば、問題なく運用が可能です。そのために、トライアンドエラーを繰り返しながら、リモートワークでも従業員が成果の出せる仕組み作りをしっかりしていきましょう。